Nuestra Curva de Aprendizaje en la Contratación Pública

En Osoigo hemos decidido dar un salto importante: entrar en el mundo de la contratación pública. Sabíamos que este paso era necesario para llegar a instituciones que buscan soluciones tecnológicas y proyectos estratégicos de participación ciudadana, pero la experiencia de adentrarnos en este terreno ha sido todo un reto y una gran curva de aprendizaje para nuestro equipo. Para una empresa como la nuestra, el lenguaje de las licitaciones era completamente nuevo.

Uno de los mayores desafíos iniciales fue entender que, para participar en un proceso de licitación, debíamos cumplir requisitos muy específicos y preparar una gran cantidad de documentación detallada. Documentos como certificados de estar al corriente en obligaciones fiscales y de seguridad social, el certificado de clasificación empresarial en algunos casos, así como un extenso dossier que detallara nuestras capacidades técnicas y financieras. Pronto comprendimos que licitar en el sector público era un compromiso que requería de una organización minuciosa y una preparación exhaustiva interna.

Un aspecto fundamental en el proceso de licitación son los "tres sobres". En este sistema, cada sobre contiene información distinta, y su apertura sigue un orden específico que garantiza transparencia y justicia en el proceso. Entender esta dinámica fue crucial para nosotros.

1. Sobre 1: Documentación Administrativa. En este sobre se incluye toda la documentación que acredita la capacidad legal, técnica y económica de nuestra empresa para ejecutar el contrato. Debemos demostrar que estamos al día en nuestras obligaciones fiscales, que contamos con las capacidades y los recursos para cumplir con el proyecto y que tenemos experiencia previa que respalde nuestra candidatura.

2. Sobre 2: Propuesta Técnica. Este sobre es la clave para mostrar nuestro enfoque innovador y la calidad de nuestros servicios. En él, describimos con precisión cómo llevaríamos a cabo el proyecto, nuestras metodologías, los recursos humanos y tecnológicos que pondremos a disposición y el valor añadido que ofrecemos. Aquí es donde nos jugamos gran parte de la evaluación, ya que es el apartado donde la administración evalúa la calidad y viabilidad de la propuesta.

3. Sobre 3: Propuesta Económica. Este sobre incluye nuestra oferta económica, que debe ser competitiva pero también realista. En ocasiones, licitar en un entorno de contratación pública significa ajustar los precios, ya que las administraciones públicas buscan el equilibrio entre calidad y coste. Aprendimos a realizar presupuestos ajustados, teniendo en cuenta no solo el precio del proyecto, sino también los gastos adicionales de administración que implica una licitación.

Los retos en la curva de aprendizaje

Durante nuestros primeros meses licitando, nos enfrentamos a un desafío recurrente: la adaptación al lenguaje y los tiempos administrativos. Cada convocatoria tiene sus propias especificaciones y plazos que, si no se cumplen al detalle, pueden excluirnos del proceso. Aprendimos que las plataformas de contratación de cada comunidad autónoma, aunque útiles, a menudo presentaban diferencias en cuanto a los requisitos y formas de presentar los documentos. Por ello, obtamos por contratar una plataforma que nos centralizara toda la información en un formato común y entendible.

La importancia del vocabulario de Contratación Pública

Algo que ha sido fundamental para nosotros es familiarizarnos con el vocabulario de la contratación pública. Palabras como adjudicación (el momento en que el contrato es oficialmente asignado a una empresa), resolución de licitación (cuando se toma la decisión final), valor estimado del contrato (el cálculo inicial de los costes del contrato sin IVA), y criterios de valoración (que especifican los elementos que se tendrán en cuenta al evaluar las propuestas) se convirtieron en parte de nuestro día a día. A su vez, hemos aprendido a manejar los pliegos de condiciones técnicas y administrativas, que son los documentos que guían todo el proceso y establecen las bases sobre lo que la administración espera del proyecto y cómo debe realizarse. Familiarizarnos con estos pliegos nos permitió entender con claridad cómo presentar nuestras propuestas y cómo adaptarnos a las expectativas del sector público.

Evaluando la Predictibilidad del Éxito

Con el tiempo, comenzamos a analizar y aprender de los resultados de cada licitación, desarrollando una capacidad de predicción en cuanto a nuestras posibilidades de éxito. Esto nos ayudó a adaptar nuestras propuestas, fortaleciendo los puntos de evaluación clave y optimizando nuestro enfoque en futuras licitaciones. Este análisis de predictibilidad se ha vuelto esencial para mejorar continuamente nuestra estrategia y aumentar nuestras probabilidades de ganar contratos.

A medida que hemos ganado experiencia, nos dimos cuenta de que nuestras soluciones de participación ciudadana y herramientas digitales no solo son útiles para instituciones que fomentan la participación democrática, sino que también pueden aplicarse en otros ámbitos. Este descubrimiento nos ha permitido expandir nuestra cartera de servicios, explorando nuevas oportunidades en sectores donde antes no habíamos imaginado nuestra tecnología. Al adaptar nuestras soluciones a diferentes entornos y necesidades, hemos abierto las puertas a una amplia variedad de mercados.

Hoy, después de haber superado una curva de aprendizaje tan desafiante, sentimos que participar en la contratación pública nos ha convertido en una empresa más fuerte y versátil. No solo nos ha enseñado a ser meticulosos y estructurados, sino que también nos ha brindado la oportunidad de expandir nuestro alcance y entender en profundidad las necesidades de los organismos públicos. En Osoigo, sabemos que este camino de la contratación pública no ha hecho más que comenzar, y estamos listos para seguir creciendo en este nuevo ámbito, con cada licitación como una oportunidad para consolidar nuestro compromiso con la transparencia y la innovación.